La pubblica amministrazione sta attuando una costante trasformazione nella direzione di attuare l’agenda digitale. Il progetto proposto va nella direzione di creare il Team per la Trasformazione Digitale del nostro ente, avente come oggetto la realizzazione un portale per il cittadino che propone moduli software appositi per superare i limiti delle soluzioni presenti. In questa nuova fase per il Comune di Seravezza è fondamentale la collaborazione con l’Università di Pisa per il trasferimento di conoscenza e di competenze. Al meglio della nostra conoscenza non esiste nell’ambito della pubblica amministrazione un progetto come il nostro che si pone l’obiettivo di usare tecniche di Modellazione (BPMN) e Process Mining per comprendere il funzionamento e proporre l’ottimizzazione dei procedimenti amministrativi classici. Il principale risultato raggiunto consiste nell’acquisire conoscenza di come sono organizzati i singoli procedimenti, con l’obiettivo di misurare le performance e ottimizzare l’integrazione tra i settori della pubblica amministrazione. Il progetto pilota verrà esteso gradualmente agli altri settori.
REFERENTI: Lorenzo Gabrielli, Consigliere Comunale. Carla Ferrari, Funzionario
COSTI: Non sono previsti costi vivi. Il software utilizzato è disponibile in modalità open source. L’utilizzo di software open source garantisce la replicabilità del progetto.
DATE: 16/10/2016 - 16/11/2017
EVENTUALI SOGGETTI TERZI COINVOLTI: Il progetto è frutto di una collaborazione con l’Università di Pisa, Dipartimento di Ingegneria nell’ambito di un tirocinio curriculare dello studente Matteo Suffredini. Il progetto è stato realizzato sotto la supervisione del Professor Mario Cimino e del consigliere delegato all’Innovazione Lorenzo Gabrielli, coordinato dal funzionario comunale Sig.ra Carla Ferrari. Tutto il codice verrà reso disponibile su “developers italia” la community di sviluppatori di servizi pubblici italiani.
RISULTATI RAGGIUNTI: I principali vantaggi che si otterranno a seguito dell’ingegnerizzazione dei procedimenti saranno i seguenti:
1. evidenziare il flusso documentale;
2. misurare le inefficienze quali colli di bottiglia e proposta di modifica del procedimento;
3. ampia documentazione che permette di ridurre la fase di apprendimento per l’inserimento dei nuovi responsabili del servizio.
Nel caso specifico a fronte di uno storico:
● Domande presentate ogni anno: circa 130
● Domande con dati mancanti: 35,12 %
● Tempo medio scrittura lista delle sovvenzioni: 15 ore totali
Si prevede:
● Domande presentate ogni anno: circa 130
● Domande con dati mancanti: 0 %
● Tempo medio scrittura lista delle sovvenzioni: 1,5 ore totali
La mancanza di dati comportava la scrittura di una notifica e l’invio della stessa mediante posta raccomandata mediante l’ufficio protocollo al richiedente e contestualmente la sospensione della domanda comportando un notevole carico di lavoro a tutti i soggetti interessati oltre che un allungamento delle procedure.
Prevediamo di rilasciare il software con licenza GPLv3. Tutto il codice verrà reso disponibile su “developers italia” la community di sviluppatori di servizi pubblici italiani.
ALLEGATI: Delibera partecipazione bando #BuonePraticheNetwork - Convenzione
LINK UTILI: http://www.comune.seravezza.lucca.it/zf/index.php/atti-amministrativi/delibere/dettaglio/atto/GTlRjNU61UT0-H - http://www.comune.seravezza.lucca.it/zf/index.php/atti-amministrativi/delibere/dettaglio/table-delibere-public-page/2/atto/GTlRVMUU1ST0-H
Il progetto prevede lo studio e l’ottimizzazione delle procedure necessarie a richiedere agevolazioni o esenzioni nell’ambito scolastico. Attualmente la procedura è gestita manualmente mediante supporto cartaceo e fogli excel. La nostra proposta è di realizzare un modulo web che permetta: i) l’inserimento delle domande da parte degli utenti, ii) il controllo immediato della validità dei dati inseriti, iii) la visualizzazione da parte dell’ufficio scuola delle stesse, infine iv) un maggior controllo sull’iter di avanzamento delle procedure.
L’impatto previsto va in due direzioni, la prima è quella di semplificare il lavoro dell’ufficio, la seconda è quella di migliorare la qualità del servizio al cittadino. Nel dettaglio, prevediamo una apprezzabile riduzione dei tempi di attesa ed un incremento della qualità dei servizi dell’ufficio scuola grazie alla notevole riduzione del carico di lavoro garantita dalla acquisizione digitalizzata delle domande. Prevediamo infine un azzeramento degli errori di inserimento dei dati e nel calcolo delle esenzioni dovute.
Da un punto di vista tecnico la soluzione ha richiesto circa un mese persona cosi suddiviso:
1. Analisi del problema (4 giorni)
2. Definizione (3 giorni)
3. La mappatura dei procedimenti (5 giorni)
4. Implementazione del modulo software (13 giorni)
Per supportare le fasi 2 e 3 ci siamo avvalsi del linguaggio di modellazione BPMN che permette di specificare l'organizzazione delle attività e dei relativi flussi. L’applicativo è stato realizzato mediante il CMS Drupal. Tutto il codice verrà reso disponibile su “developers italia” la community di sviluppatori di servizi pubblici italiani.
